La Resolución 1843 de 2025 fue firmada en Bogotá D. C. el 29 de abril de 2025 por el Ministro del Trabajo. Su objeto, según el artículo 1, es regular la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales, con alcance a todos los trabajadores y trabajadoras del país, independientemente del sector económico, el tipo de vinculación laboral o la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales.
El artículo 36 deroga la Resolución 2346 de 2007, la Resolución 1918 de 2009, la Resolución 1075 de 1992, la Resolución 4050 de 1994 y las demás normas que le sean contrarias. Es decir, la norma que ordenó los exámenes médicos ocupacionales durante casi dos décadas dejó de regir, y con ella buena parte de la práctica documental construida encima.
A quién aplica y qué queda por fuera
El artículo 2 la hace aplicable a todos los empleadores, empresas públicas o privadas, contratantes, contratistas, trabajadores dependientes e independientes; a las administradoras de riesgos laborales; y a las personas naturales y jurídicas prestadoras o proveedoras de servicios de medicina, Seguridad y Salud en el Trabajo.
El mismo artículo mantiene bajo su propia regulación técnica seis conceptos médico-laborales que se rigen por normas específicas:
- Aptitud física, mental y de coordinación motriz de conductores, conforme a los criterios clínicos de la Resolución 20223040045295 de 2022 del Ministerio de Transporte.
- Aptitud del personal que manipula alimentos, conforme a la Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social.
- Aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, conforme al Decreto 1070 de 2015.
- Aptitud para la ejecución de trabajos en baja, media y alta tensión, conforme a la Resolución 5018 de 2019 del Ministerio del Trabajo.
- Aptitud para trabajo en espacios confinados, conforme a la Resolución 0491 de 2020 del Ministerio del Trabajo.
- Trabajo en alturas, que se rige por la Resolución 4272 de 2021; las competencias del certificado de aptitud sí deben corresponder a lo dispuesto en la Resolución 1843.
Los seis tipos de evaluación médica ocupacional
El artículo 8 fija como mínimo obligatorio seis evaluaciones. Los artículos 9 a 14 definen cuándo procede cada una:
| Evaluación | Cuándo se realiza (artículos 9 a 14) |
|---|---|
| Pre-ingreso | Antes de la contratación, para determinar las condiciones de salud física, mental y social en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto y del perfil del cargo. |
| Periódica programada | Para monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar de forma precoz alteraciones del estado de salud, según la edad del trabajador y el tipo, magnitud, frecuencia y tiempo de exposición. |
| Periódica por cambio de ocupación | Cada vez que el trabajador cambie de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo. |
| Egreso | Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la terminación de la relación laboral o contractual. El empleador debe informar al trabajador el proceso y dejar constancia de la notificación. |
| Post-incapacidad | Inmediatamente finaliza una incapacidad médica mayor o igual a treinta (30) días calendario, o antes si la condición de salud del trabajador lo hace pertinente o necesario. |
| Retorno laboral | Antes del retorno efectivo, cuando el trabajador haya estado ausente por causas no médicas por un período igual o superior a noventa (90) días calendario. |
| Seguimiento o control | Cuando se determine la necesidad de verificar la evolución de una condición de salud, valorar la efectividad de las medidas adoptadas o reconsiderar restricciones y recomendaciones, en especial si fueron temporales. |
El parágrafo 1 del artículo 8 precisa que estas evaluaciones forman parte integral del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y que el concepto médico ocupacional será parte del expediente laboral del trabajador que reposa en la empresa.
Periodicidad: el techo son tres años
El artículo 15 traslada a la empresa la definición de la periodicidad de las evaluaciones médicas ocupacionales, con un límite: no puede superar, en caso excepcional, tres (3) años. Ese período debe estar justificado técnicamente y responder a las características de la exposición a los factores de riesgo, conforme a la identificación de peligros y a la evaluación y valoración de los riesgos. La empresa puede apoyarse en la asistencia técnica de su ARL para determinarla.
Lo que el empleador debe entregar antes del examen
El artículo 16 convierte en obligación documental lo que antes solía resolverse con una orden de examen. Como mínimo, el empleador debe suministrar al prestador o al médico evaluador:
- Perfil de cargo con funciones, responsabilidades, habilidades, competencias, requisitos físicos, mentales y técnicos, riesgos laborales asociados a las tareas y medidas preventivas necesarias.
- Indicadores epidemiológicos sobre el comportamiento del factor de riesgo y las condiciones de salud de los trabajadores en relación con su exposición en el cargo.
- Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración del riesgo, actualizada y con los controles aplicados.
- Estudios técnicos adicionales: higiene industrial, valoraciones de riesgo psicosocial y biomecánico, y análisis de exposición a agentes cancerígenos.
- Indicadores biológicos específicos derivados de monitoreos biológicos ocupacionales, cuando los factores de riesgo lo requieran.
El parágrafo 1 exige dejar evidencia de entrega y recibido de esa documentación. El parágrafo 2 faculta al médico especialista para solicitar ampliación de la información si la considera insuficiente.
Obligaciones del empleador que conviene revisar una por una
El artículo 5 lista las responsabilidades de empleadores y contratantes. Varias tienen plazo o implican presupuesto:
- Asumir el costo de las evaluaciones médicas laborales y de las pruebas complementarias requeridas por el médico evaluador, salvo lo establecido en el artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 de 2015 para contratos de prestación de servicios.
- Asumir el costo de los desplazamientos y la manutención (alojamiento y alimentación) para las evaluaciones periódicas cuando se requieran traslados intermunicipales.
- Realizar y programar las evaluaciones periódicas durante los horarios de trabajo establecidos en la jornada laboral.
- Adaptar las condiciones de trabajo y el medio ambiente laboral según las recomendaciones o restricciones del concepto ocupacional en un término no superior a veinte (20) días hábiles posteriores a la evaluación.
- Implementar los sistemas de vigilancia epidemiológica de acuerdo con los riesgos de la empresa y el diagnóstico de condiciones de salud.
- Incluir en el SG-SST campañas específicas de prevención y control de farmacodependencia, alcoholismo y tabaquismo.
- Implementar y ejecutar un programa de pausas activas durante la jornada laboral.
- Comunicar por escrito a cada trabajador el concepto emitido por el médico evaluador y conservar evidencia de la entrega.
Veinte minutos de consulta y quién puede realizarla
El literal b del artículo 4 fija un mínimo poco habitual en una norma de este tipo: la consulta médica ocupacional debe durar como mínimo veinte (20) minutos, con el fin de favorecer la valoración integral y objetiva del trabajador.
El artículo 17 exige que las evaluaciones sean realizadas por médicos especialistas en Seguridad y Salud en el Trabajo con licencia vigente. Solo cuando la secretaría de salud departamental certifique que no hay disponibilidad de esos especialistas, podrán realizarlas médicos con mínimo dos (2) años de experiencia en Seguridad y Salud en el Trabajo, previa inscripción ante la respectiva secretaría y mientras subsista la situación.
El concepto médico ya no puede decir «no apto»
El artículo 19 define el contenido mínimo del concepto médico ocupacional —el único documento que se remite al empleador— e incluye datos de identificación del trabajador y del empleador, fecha y lugar, actividad económica, administradoras a las que está afiliada la persona, firma del trabajador en constancia de entrega, recomendaciones o restricciones, y los datos y firma del médico con su número de licencia.
«No utilizar la palabra “no apto”, salvo en lo contenido en el artículo 2° de la presente resolución, el concepto médico ocupacional debe contener las recomendaciones y/o restricciones indicando la temporalidad de estas y si se requiere seguimiento médico» — parágrafo del artículo 19, Resolución 1843 de 2025.
Pruebas prohibidas y pruebas condicionadas
El artículo 21 prohíbe exigir pruebas de embarazo (BHCG), VIH y serología (VDRL) como requisito para el acceso o la permanencia en cualquier actividad laboral.
El artículo 22 desarrolla la prohibición para las pruebas de embarazo en cumplimiento de la Sentencia T-202 de 2024. Solo podrán solicitarse, con consentimiento previo de la trabajadora, cuando el trabajo implique riesgos reales o potenciales que puedan incidir negativamente en el desarrollo normal del embarazo. El empleador debe dejar constancia, al enlistar las evaluaciones de preingreso, de que no se incluye una prueba de embarazo; y cuando esas evaluaciones involucren exámenes de sangre, la candidata podrá escoger el centro médico o laboratorio, siempre que esté reconocido por el Ministerio de Salud y Protección Social.
«Se presume que toda exigencia de ordenar la práctica de una prueba de embarazo para acceso o permanencia en cualquier actividad laboral tiene carácter discriminatorio. Esta presunción admite prueba en contrario, pero se invertirá la carga de la prueba a favor de la mujer» — artículo 22, Resolución 1843 de 2025.
El mismo artículo prevé una multa de hasta dos mil cuatrocientas cincuenta y cinco (2455) Unidades de Valor Tributario para el empleador que ordene la prueba en contra de lo dispuesto, y establece que la trabajadora obligada a realizarla deberá ser contratada para el cargo al cual aspiraba.
El artículo 23 prohíbe exigir pruebas de VIH en procesos de contratación o selección, salvo empleos u ocupaciones con riesgos reales o potenciales que puedan incidir negativamente en la salud del trabajador o de terceros.
Alcohol y sustancias psicoactivas: qué habilita el artículo 24
Las pruebas de alcoholimetría, alcoholemia y sustancias psicoactivas se dirigen a la prevención de accidentes de trabajo y enfermedad laboral. Pueden aplicarse a personas cuya actividad laboral implica un riesgo para los demás o responsabilidad respecto de terceros, y deben estar implementadas y justificadas técnicamente dentro del SG-SST, articuladas con el programa de prevención de consumo de alcohol y drogas de la organización.
El parágrafo 1 enumera esas actividades —entre otras, conductores, pilotos, maquinistas y operarios, profesionales de la salud, quienes manipulan materiales combustibles, inflamables, explosivos, tóxicos o radiactivos, quienes portan o transportan armas, y los trabajadores de clase de riesgo IV y V— y precisa que en esos casos no se requiere la autorización del trabajador para realizar la prueba. El parágrafo 2 exige que la toma la realice personal médico con licencia vigente y que exista un sistema de aseguramiento de la calidad que incluya la calibración del equipo y la capacitación de los responsables.
El artículo 25 le da carácter preventivo al resultado: si una prueba es positiva, el empleador deberá exhortar al trabajador a iniciar el proceso de tratamiento a través de la entidad a la que se encuentre afiliado. Los resultados se tratan bajo los principios de confidencialidad de la Ley 1581 de 2012.
Historia clínica ocupacional: reserva y veinte años de conservación
El artículo 30 asigna la custodia, archivo y conservación de las historias clínicas ocupacionales a las instituciones prestadoras de servicios de medicina en Seguridad y Salud en el Trabajo, con estas reglas:
- Los documentos y registros deben conservarse por un período mínimo de veinte (20) años, en el marco del SG-SST.
- En ningún caso los empleadores podrán tener, conservar o anexar copia de la historia clínica ocupacional a la hoja de vida del trabajador, salvo autorización expresa de este y siempre que tengan vinculado un médico especialista en SST o el servicio de medicina laboral habilitado.
- Los responsables de la custodia deben entregar copia foliada al trabajador cuando este la solicite, dejando acta de entrega firmada por las partes.
- El traslado de copias entre entidades debe quedar registrado en acta o registros de entrega y devolución firmados por los responsables.
El artículo 31 mantiene la reserva de la historia clínica ocupacional y solo admite cuatro excepciones: orden de autoridad judicial; autorización escrita del trabajador con fines estrictamente médicos; solicitud del médico o prestador durante una evaluación, previo consentimiento del trabajador; y solicitud de la entidad competente para determinar el origen o calificar la pérdida de capacidad laboral, también previo consentimiento.
Transición y sanciones
El artículo 35 otorgó a las personas naturales o jurídicas un término de seis (6) meses, contados desde la entrada en vigencia de la resolución, para implementar sus disposiciones y adelantar los ajustes administrativos, técnicos y operativos necesarios. El artículo 36 dispone que la resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
El artículo 34 remite las sanciones por incumplimiento —aplicables al trabajador, al empleador, al contratante y a las ARL— al artículo 91 del Decreto Ley 1295 de 1994, al artículo 13 de la Ley 1562 de 2012 y al Decreto 1072 de 2015.
Qué revisar en tu SG-SST
- Actualizar el profesiograma o matriz de exámenes a los seis tipos de evaluación del artículo 8, incorporando las de retorno laboral y de seguimiento o control.
- Documentar y justificar técnicamente la periodicidad definida, verificando que no supere los tres años del artículo 15.
- Preparar el paquete de información del artículo 16 —perfil de cargo, indicadores, matriz de peligros, estudios técnicos— y dejar evidencia de entrega al prestador.
- Revisar el procedimiento de egreso para cumplir los cinco días hábiles y la constancia de notificación al trabajador.
- Verificar que los conceptos médicos recibidos no usen la expresión «no apto» y que indiquen temporalidad de las restricciones.
- Depurar cualquier copia de historia clínica ocupacional archivada en hojas de vida y confirmar con el prestador la conservación por veinte años.
- Ajustar el programa de prevención de consumo de alcohol y drogas para que soporte técnicamente las pruebas del artículo 24.
- Confirmar que quien practica las evaluaciones es médico especialista en SST con licencia vigente.
Este resumen se limita al texto de la Resolución 1843 de 2025 y no interpreta situaciones particulares. Para casos concretos, la fuente oficial y la asesoría jurídica especializada son el camino.